Адрес: г. Ульяновск, Московское шоссе, 20
Телефон: (8422) 64-92-82;  64-96-17
Время работы: пнд–птн с 09:00 до 18:00
 

Организации документации

При обследовании потоков и состава документированной информации вначале проводится инвентаризация обращающейся в проектной организации документации. В процессе проведения инвентаризации составляется картотека, в которую включают заполненные образцы бланков документов, а также карточки документов. Кодирование документов в проектной организации может производиться с помощью семизначного десятичного кода. Первые два десятичных знака отводятся для кодирования подразделения, в котором формируется документ. В том случае, когда формирование документа осуществляется последовательно в нескольких подразделениях, кодируется последнее подразделение. Вид документа кодируется третьим разрядом. При этом принимается следующее содержание кодов: 1,2,3—входная, внутренняя и выходная нормативная документация, 4,5,6 — то же, документация планирования, 7,8,9 — то же, учетная документация.

Номер документа кодируется последующими тремя десятичными разрядами. Периодичность составления документа кодируется седьмым разрядом. При этом могут быть приняты следующие буквенные обозначения периодичности формирования документов: е — ежедневный, н — недельный, д — декадный, м — месячный, к — квартальный, г — годовой, т — трехлетний, п — пятилетний, р — разовый.

Карточка документа характеризуется наименованием, кодом, присваиваемым документу, принятым условным обозначением документа в проектной организации, частотой формирования документа, количеством экземпляров, объемом информации в алфавитно-цифровых символах и персоналом, формирующим документ.

После составления картотеки разрабатывается схема существующего документооборота. Практика показала, что схема документооборота в целом по проектному институту в виде матрицы шахматного типа либо матричной информационной модели, разработанной ЦЭМИ АН СССР, весьма громоздка. Целесообразно документированную связь между подразделениями проектной организации отображать отдельно для каждого функционального и наиболее характерного производственного отдела.
Управление строительством:


Rambler's Top100